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需求分析之路专题(8) 详细需求之管控、报表与运维

管控点识别与分析

信息系统的核心价值之一是支持管理,而管理支持的核心是通过管理流程事前规避风险,事中通过规则与审批控制风险,事后通过数据分析优化流程。

事前与事中的工作是在流程识别分析中一起完成的,而管控点识别与分析就是负责通过数据分析来管理优化流程。

下面是管控点识别与分析任务指引图:

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管控点识别

曾经风靡一时的营销经典案例啤酒与尿布的故事,大家应该十分熟悉,但是我们自己思考下,这个案例中的数据是否完整?

如果只是提升客户满意度,只关注啤酒与尿布商品间销售关系就足够了。但如果是你想让客户多走走,增加停留时间,增大销售机会的,那可能还不够。

你要还要思考用户角色有没有影响?如果有影响,你应该如何调整?

很明显男士和女士同时去购买这两件商品的时候,需求是不一样的,对男士来说啤酒是兴趣,尿布是使命;对女士来说尿布是兴趣,啤酒是顺带。

人们可以为兴趣多花点时间,所以你应该知道怎么摆放二者了吧?

通过上面这个例子是想说明,在管控点识别的时候要关注客户的喜好,再决定提供什么产品/功能,而不是有什么产品/功能,选出来给客户。

还有一个经典的案例来说明管控点识别时,一定要知道客户背后的意图,否则功能只能浮于表面,无法真正解决用户问题。

大家可以思考下考勤系统的中的一个报表:员工迟到统计表,你认为员工迟到统计报表有什么用?统计一下哪些员工迟到?

那为什么要统计员工迟到?统计出来扣钱呗!

为什么要扣钱?公司缺这点钱吗?很明显公司不可能缺这点钱,那到底是为了什么?

继续陷入思考中......

不出意外,大多数公司目的都是借此来评估员工工作的积极性,所以你弄清楚了报表背后的真实意图,你就可以思考要达到评估员工积极性,还可以有哪些报表?

你还可以开发出这些崇尚人性本恶,老板很喜欢,员工很生气的报表:上班离岗时间统计,实际上班在岗时间统计,上班时间WC时间统计,打卡与到岗时间差统计.......

针对同一个管控点,不同企业组织不同管理者都可能使用不同的指标,不同的报表来管理这一意图,因此我们在做业务报表、BI报表、数据挖掘分析时,核心是把握用户想要什么信息,他的管理意图是什么,才能实现有效分析。

管控点识别要点

  • 标识管理者:管理者分为管理型经营型,不同类型管理者关注重点是完全不同的。

管理者分类如下图所示,前4项属于管理型,后2项属于经营型:

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管理自我,其实不属于管理者,就是普通员工,做好个人的时间管理、计划管理、情绪管理等,这群人不会在管控点识别与分析中被关注。

管理团队,管理型的第1级,关注于团队管理、人员管理,一般属于组长角色,在管控点识别与分析中可能少量关注。

管理事务,管理型的第2级,关注于整件事情涉及人、进度、资源等,一般属于项目经理,主管角色,在管控点识别与分析中经常遇到。

管理职能,管理型的第3级,关注于多事务,一般属于部门经理,管控点识别与分析中经常遇到。

管理业务,经营型的第1级,关注于经营型指标,更加关注客户产品、供应商等主题,具体的执行性事务关注变少,在管控点识别与分析中经常遇到。

管理业务群,经营型的第2级,关注于多业务,对于资本、发展方便更重视,想法也更宏观,都是关注决策性管控点。

  • 标识管控点:根据不同管理者,通过访谈、侧面了解、职位职责、考核指标分析等方法标识管控点。管理维度存在的问题有事务管理(进度、异常),财务管理(成本、利润、资金使用)等。经营维度存在问题有客户(满意度、贡献),产品,供应商,竞争对手等。

  • 分析所需指标:管控点是why,报表和数据分析手段是how,指标是二者的衔接,指标和管控点是多对多的关系,可以复用。

  • 分析实现方式:确定使用什么实现方式,主要工作就是确定数据源、查询条件,具体展现字段等。

业务报表分析

当完成管控点识别与分析之后,就开始着手业务报表的分析实现了。

下面是业务报表分析任务指引图:

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  • 明确报表的使用场景:核心是理清三个问题,谁使用?(至少分为生成者和阅读者),为什么用?(真实的背后意图),使用频率如何?(决定了性能要求与技术解决方案)

  • 分析报表的内容:输入条件、数据来源、报表中数据项、格式、计算方法

  • 整理报表的输出要求:呈现方式与要求,显示和打印是否有区别?分类小计处理方式,多页处理规则?页码、表头要求?

维护需求分析

分析系统投入试用之后,运行维护阶段所需要提供的辅助功能,主要包括:配置、运维、升级、迁移等方面需求。

下面是运维需求分析任务指引图:

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  • 标识配置性维护场景:主要考虑系统在这几个维度变化时,应该如何应对:用户群变化(权限),流程变化(业务流程、规则),数据变化(来源、体量),法规变化(政治、行规)。这些可预见的变化,通常可以通过配置功能来提前应对,当然还需要平衡项目资源成本来综合考虑。

  • 标识运行阶段维护场景:可以分为正常与故障两个角度进行分析。正常时:运行状态的监控,数据备份要求;故障时:故障的定位、排错、恢复与应急措施。

  • 补充其他维护场景:系统初始化规则,系统升级要求,系统迁移要求等。

小结

本小结主要介绍了管控点识别与分析,业务报表和维护需求分析。

管控点识别中,我们要分清功能使用管理者所处的管理类别,不同的管理者关注点是完全不同的。业务报表主要解决要使用场景、内容、输出要求问题。维护分析中要充分考虑系统的灵活性,主要体现在配置型和可维护性上。

附录

完成管控点识别与分析后,我们需要输出管控点识别分析文档,模板如下图所示:

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完成报表分析后,我们需要输出业务报表描述文档,模板如下图所示:

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完成维护需求分析后,我们需要输出运维描述文档,模板如下图所示:

https://hzqiuxm-doc-image.oss-cn-hangzhou.aliyuncs.com/blogimg20230417121929.png

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